Numro C.P. : 2007-0530

Date : 2007-04-03


 

 

SCHEDULE

INTERPRETATION

1. The following definitions apply in this schedule.

“Board” means the Veterans Review and Appeal Board. (Tribunal)

“client” means a person who has applied for or is in receipt of programs or services provided or administered by the Department of Veterans Affairs. (client)

“Department” means the Department of Veterans Affairs. (ministère)

“Minister” means the Minister of Veterans Affairs. (ministre)

“Ombudsman” means the Veterans’ Ombudsman. (ombudsman)

“representative” means a person authorized in writing by the client or authorized pursuant to the laws of Canada or a province for the purpose of managing the client’s affairs, but does not include an employee of the federal public administration acting within the scope of their employment and, in particular, an advocate or employee of the Bureau of Pension Advocates. (représentant)

APPOINTMENT

2. The Ombudsman shall be appointed by the Governor in Council for a term of three years, which term may be renewed, and may only be removed for cause by the Governor in Council.

STAFF

3. The staff of the Office of the Veterans’ Ombudsman shall be employed pursuant to the Public Service Employment Act and shall be within the Department.

MANDATE

4. The mandate of the Ombudsman shall be

(a) to review and address complaints by clients and their representatives arising from the application of the provisions of the Veterans’ Bill of Rights;

(b) to identify and review emerging and systemic issues related to programs and services provided or administered by the Department or by third parties on the Department’s behalf that impact negatively on clients;

(c) to review and address complaints by clients and their representatives related to programs and services provided or administered by the Department or by third parties on the Department’s behalf, including individual decisions related to the programs and services for which there is no right of appeal to the Board;

(d) to review systemic issues related to the Board; and

(e) to facilitate access by clients to programs and services by providing them with information and referrals.

LIMITATIONS ON AUTHORITY

5. The Ombudsman shall not review

(a) any decision of the Minister for which there is a right of review or appeal to the Board;

(b) any decision of the Board made in the exercise of its exclusive jurisdiction under the Veterans Review and Appeal Board Act;

(c) legal advice provided by the Bureau of Pension Advocates in the preparation of applications for review or appeal or applications for reconsideration under the Veterans Review and Appeal Board Act and in the representation of the Bureau’s clients at proceedings under the Act;

(d) any court decision or decision of a judge;

(e) matters within the exclusive jurisdiction of the Royal Canadian Mounted Police, apart from those matters that have been expressly assigned to be administered by the Department;

(f) legal advice provided to the Government of Canada or to the Board; and

(g) confidences of the Queen’s Privy Council for Canada.

REQUESTS FOR REVIEW

6. (1) The Ombudsman shall commence a review of an issue within the Ombudsman’s mandate at the request of the Minister.

(2) The Ombudsman may commence a review of an issue on the Ombudsman’s own initiative or on receipt of a request from a client or a client’s representative.

(3) The Ombudsman may

(a) refuse to deal with a request for review, except if the request was made by the Minister;

(b) determine how a review is to be conducted; and

(c) determine whether a review should be terminated before completion.

(4) In exercising the discretion set out in subsection (3), the Ombudsman shall consider such matters as

(a) the age of the request or issue;

(b) the amount of time that had elapsed since the requester became aware of the issue;

(c) the nature and seriousness of the issue;

(d) the question of whether the request was made in good faith; and

(e) the findings of other redress mechanisms with respect to the request.

7. (1) The Ombudsman shall only review a request if the requester has exhausted the available redress mechanisms, unless there are compelling circumstances.

(2)  To determine whether there are compelling circumstances, the Ombudsman shall consider such factors as whether

(a) the request raises systemic issues;

(b) exhausting the redress mechanism will cause undue hardship to a requester; or

(c) exhausting the redress mechanism is unlikely to produce a result within a period of time that the Ombudsman considers reasonable.

8. The Ombudsman shall inform the requester of the results of the review or any action taken to respond to their request, but at the time and in the manner chosen by the Ombudsman.

ACCOUNTABILITY AND ANNUAL REPORT

9. (1) The Ombudsman shall report directly to and be accountable to the Minister.

(2) The Ombudsman shall submit an annual report on the activities of the Office of the Veterans’ Ombudsman to the Minister, and the Minister shall table the annual report in Parliament.

(3) The Ombudsman shall publish an annual report as soon as it has been tabled by the Minister.

(4) If it appears to the Ombudsman that information in an annual report would reflect adversely on any person or organization, the Ombudsman shall give those affected an opportunity to comment and shall include a fair and accurate summary of the comments in the annual report. With respect to the inclusion of any personal information in the annual report, the Ombudsman shall comply with the relevant provisions of the Access to Information Act and the Privacy Act and any other applicable Act of Parliament.

OTHER REPORTS AND RECOMMENDATIONS

10. (1) The Ombudsman may issue reports, with or without recommendations, at any time concerning any review or other matter that is within the Ombudsman’s mandate.

(2) The Ombudsman shall attempt to resolve all issues within the Ombudsman’s mandate at the level at which they can most efficiently and effectively be resolved and shall, in so doing, communicate with any officials that may be identified by the Department.

(3) The Ombudsman’s recommendations are not binding.

(4) The Ombudsman may request a management response from the Department that indicates what action is contemplated or being taken with respect to the report’s recommendations or explains why the recommended action will not be taken. If the management response is considered unacceptable or is not received within a reasonable time, the Ombudsman may submit the report to the Minister.

(5) The Ombudsman may publish any report, other than the annual report, on the expiry of 60 days after it has been submitted to the Minister.

(6) If it appears to the Ombudsman that information in a report would reflect adversely on any person or organization, the Ombudsman shall give those affected an opportunity to comment and shall include a fair and accurate summary of the comments in the report. With respect to the inclusion of any personal information, the Ombudsman shall comply with the relevant provisions of the Access to Information Act and the Privacy Act and any other applicable Act of Parliament.

CONFIDENTIALITY

11. The Ombudsman and persons acting on the Ombudsman’s behalf shall not disclose any information that is acquired while carrying out the Ombudsman’s responsibilities without the permission of any person affected except in accordance with an Act of Parliament.

ADVISORY COMMITTEE

12. (1) The Ombudsman may establish a Veterans’ Ombudsman Advisory Committee to provide advice on matters relating to the Ombudsman’s mandate.

(2) The composition of the Committee shall be determined by the Ombudsman taking into consideration the need for representation from veterans’ and stakeholders’ groups.

 


 

ANNEXE

DÉFINITIONS

1. Les définitions qui suivent s’appliquent à la présente annexe.

« client » Toute personne qui bénéficie des programmes et services offerts ou administrés par le ministère ou qui en a fait la demande. (client)

« ministère » Le ministère des Anciens Combattants. (Department)

« ministre » Le ministre des Anciens Combattants. (Minister)

« ombudsman  » L’ombudsman des anciens combattants. (Ombudsman)

« représentant » Personne qui a reçu une autorisation écrite pour gérer les affaires d’un client ou qui a été autorisée à le faire en vertu d’une loi fédérale ou provinciale et qui n’est pas un employé de l’administration publique fédérale agissant dans le cadre de ses fonctions tel qu’un employé ou un avocat du Bureau de services juridiques des pensions. (representative)

« Tribunal » Le Tribunal des anciens combattants (révision et appel). (Board)

NOMINATION

2.  L’ombudsman est nommé par le gouverneur en conseil pour un mandat renouvelable de trois ans, sauf révocation motivée de la part du gouverneur en conseil.

PERSONNEL

3. Le personnel du bureau de l’ombudsman est embauché conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et fait partie du ministère.

MANDAT

4. L’ombudsman a pour mandat :

a) d’examiner et de traiter les plaintes des clients ou de leur représentant découlant de l’application de la Déclaration des droits des anciens combattants;

b) de cerner et d’examiner tout problème nouveau ou d’ordre systémique concernant les programmes et services offerts ou administrés par le ministère ou par un tiers agissant en son nom qui a une incidence négative sur les clients;

c) d’examiner et de traiter les plaintes des clients ou de leur représentant concernant les programmes et services offerts ou administrés par le ministère ou par un tiers agissant en son nom, notamment les décisions concernant les programmes et services qui ont une portée individuelle et pour lesquelles aucun droit d’appel ni de révision ne peut être exercé devant le Tribunal;

d) d’examiner les problèmes d’ordre systémique liés au Tribunal;

e) de faciliter pour les clients l’accès aux programmes et services en leur fournissant de l’information et des services d’aiguillage.

LIMITES DU MANDAT

5. L’ombudsman ne peut examiner :

a) toute décision du ministre pour laquelle un droit de révision ou d’appel peut être exercé devant le Tribunal;

b) toute décision du Tribunal rendue dans l’exercice de sa compétence exclusive au titre de la Loi sur le Tribunal des anciens combattants (révision et appel);

c) les conseils juridiques formulés par le Bureau de services juridiques des pensions dans le cadre des demandes de révision, d’appel ou de réexamen prévues par la Loi sur le Tribunal des anciens combattants (révision et appel) ou dans le cadre de la représentation des clients aux audiences de révision ou d’appel prévues par cette loi;

d) toute décision judiciaire, ainsi que toute décision d’un juge;

e) toute question qui relève de la compétence exclusive de la Gendarmerie royale du Canada et qui n’a pas été formellement confiée au ministère;

f) les conseils juridiques fournis au gouvernement du Canada ou au Tribunal;

g) les renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

DEMANDE D’EXAMEN

6. (1) L’ombudsman procède à l’examen de toute question qui relève de son mandat à la demande du ministre.

(2) Il peut aussi procéder à un tel examen de sa propre initiative ou sur réception de toute demande d’examen présentée par un client ou son représentant.

(3) L’ombudsman peut :

a) refuser de traiter toute demande d’examen, sauf celles reçues par le ministre;

b) choisir les modalités de l’examen;

c) décider s’il convient de cesser l’examen en cours de processus.

(4) Dans l’exercice de son pouvoir discrétionnaire prévu au paragraphe (3), l’ombudsman tient compte des facteurs suivants :

a) la date à laquelle la demande a été présentée ou les faits sont survenus;

b) le temps écoulé depuis que le demandeur a pris connaissance des faits donnant lieu à la demande;

c) la nature et la gravité des faits;

d) la question de savoir si la demande d’examen a été faite de bonne foi;

e) l’existence d’autres recours pour obtenir réparation.

7. (1) L’ombudsman n’examine la demande que si le demandeur a préalablement épuisé tous les recours pour obtenir réparation, sauf si certaines circonstances l’exigent.

(2) Dans l’évaluation de ces circonstances, l’ombudsman tient compte des facteurs suivants :

a) la demande soulève des problèmes d’ordre systémique;

b) l’obligation d’épuiser au préalable tous les recours pour obtenir réparation cause un préjudice indu au demandeur;

c) l’épuisement des recours pour obtenir réparation ne donnera pas les résultats escomptés dans un délai que l’ombudsman juge raisonnable.

8. À la date et selon le mode qu’il choisit, l’ombudsman informe le demandeur du résultat de son examen ou des mesures prises pour donner suite à sa demande.

RESPONSABILITÉ ET RAPPORT ANNUEL

9. (1) L’ombudsman doit rendre compte au ministre. Il relève directement de lui.

(2) Il présente un rapport annuel de ses activités au ministre qui, à son tour, le dépose devant le Parlement.

(3) Il publie le rapport dès son dépôt devant le Parlement.

(4) S’il estime que les renseignements contenus dans le rapport risquent d’avoir une incidence négative sur toute personne ou organisation, l’ombudsman leur donne la possibilité de se faire entendre et il inclut un résumé fidèle de ses observations dans le rapport. S’agissant de renseignements personnels, il doit se conformer aux dispositions applicables de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi qu’à toute autre loi fédérale.

AUTRES RAPPORTS ET RECOMMANDATIONS

10. (1) L’ombudsman peut produire des rapports, avec ou sans recommandations, en tout temps, à l’égard de tout examen ou de toute autre question qui relève de son mandat.

(2) Il doit tenter de résoudre toute question qui relève de son mandat au niveau où elle peut être résolue le plus efficacement possible et, à cette fin, il communique avec les fonctionnaires désignés par le ministre .

(3) Les recommandations de l’ombudsman ne sont pas contraignantes.

(4) L’ombudsman peut demander à la direction du ministère une réponse indiquant les mesures prises ou envisagées par suite de ses recommandations ou les raisons pour lesquelles telle mesure recommandée ne sera pas prise. Si la réponse de la direction est considérée comme inacceptable ou n’est pas reçue dans un délai raisonnable, l’ombudsman peut présenter le rapport au ministre.

(5) Il peut publier tout rapport, autre que le rapport annuel, à l’expiration d’une période de soixante jours après sa présentation au ministre.

(6) S’il estime que les renseignements contenus dans un rapport risquent d’avoir une incidence négative sur toute personne ou organisation, l’ombudsman leur donne la possibilité de se faire entendre et il inclut un résumé fidèle de ses observations dans le rapport. S’agissant de renseignements personnels, il doit se conformer aux dispositions applicables de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi qu’à toute autre loi fédérale.

CONFIDENTIALITÉ

11. L’ombudsman et les personnes agissant en son nom ne peuvent communiquer de renseignements qu’ils ont obtenus dans le cadre de leurs responsabilités sans le consentement des personnes visées, si ce n’est en conformité avec les lois fédérales.

COMITÉ CONSULTATIF

12. (1) L’ombudsman peut mettre en place un comité consultatif dont le but est de le conseiller sur des questions relevant de son mandat.

(2) Il en détermine la composition en prenant en considération la représentation des différents groupes d’anciens combattants et d’autres intéressés.